Účetnictví / Administrativa

Schvalování faktur

Získejte přehled nad přijatými fakturami a zjednodušte si proces schvalování. Máme pro vás automatizované řešení upravené na míru vaší firmě.

Jak to funguje?

Před samotnou implementací řešení provádíme analýzu potřeb klienta, následně se pouštíme do implementace. Vždy je důležité se podívat, jak firma funguje a navrhnout řešení na míru. 
  • V prvním kroku je třeba dostat fakturu do systému, to je možné provést skenováním, vložením z e-mailu nebo vytěžením pomocí OCR.
  • Po vložení se provede kontrola faktury oproti objednávce – typicky se kontroluje celková částka, dodavatel, případně další nastavitelné položky.
  • Následně se spustí proces schvalování dle nastavených pravidel. Faktury je možné kategorizovat podle oddělení, také lze nastavit částky pro schválení jednotlivým rolím. Faktura automaticky prochází systémem podle předem nastaveného workflow.
  • Po schválení je faktura odeslána k zaplacení, případně můžeme provést napojení na účetní systém na základě potřeb klienta.
  • V případě potřeby je možné doplnit schvalovací proces i o digitální podpis faktury.
Modul obsahuje přehled dle předdefinovaných úrovní uživatelů. Na jednom místě tak vidíte faktury čekající na schválení, schválené faktury, faktury k zaplacení nebo zaplacené faktury. 

Výhody

  • Zefektivnění procesu schvalování faktur
  • Snížení chybovosti oproti manuálnímu procesu
  • Rychle dostupný přehled 
  • Možnost nastavení dle vašich potřeb
  • Integrace s vaším účetním nebo ERP systémem
  • Bezpečnost dat 

Zapojte AI asistenta do schvalování faktur 

Nová éra firemní administrativy: hands-free, kdykoli, kdekoli 
 
  • Hlasové schvalování v reálném čase:
    Účetní systém identifikuje faktury čekající na podpis a manažerovi je přečte přímo do sluchátek: „Faktura od dodavatele X na 50 000 Kč, splatnost zítra. Chcete ji schválit?“
  • Jednoduché potvrzení: 
    Manažer jednoduše odpoví: „Schvaluji k proplacení,“ a systém okamžitě provede záznam v bankovním modulu.
  • Hlasové schvalování v reálném čase:
    Účetní systém identifikuje faktury čekající na podpis a manažerovi je přečte přímo do sluchátek: „Faktura od dodavatele X na 50 000 Kč, splatnost zítra. Chcete ji schválit?“
  • Bezpečnost a autorizace:
    Schválení probíhá s digitálním podpisem manažera, což zaručuje nezpochybnitelnost každé transakce.
  
S technologií Helpiner se zdlouhavý proces mění v krátký dialog, který zvládnete odkudkoliv, třeba z letiště.
Zkraťte schvalování faktur z 45 minut u počítače na 10 minut hlasem v autě.